Coste por copia en impresoras: cómo calcularlo y ahorrar con renting
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Uno de los errores más comunes al hablar del gasto en impresión es fijarse solo en el precio del equipo. Muchas empresas compran una impresora económica y, al cabo de unos meses, descubren que el verdadero gasto no está en la máquina, sino en cada copia que sale del bandejón.
Trabajamos cada día con compañías que quieren imprimir más, pero gastar menos. Por eso, te explicamos con claridad qué significa el coste por copia de impresoras y fotocopiadoras, cómo se calcula y por qué el renting puede ayudarte a mantenerlo bajo control sin sacrificar calidad ni productividad.
Qué es exactamente el coste por copia
El coste por copia es el precio real que pagas por imprimir una sola página. En esa cifra se incluyen la tinta o el tóner, el mantenimiento del equipo y, en algunos casos, la electricidad o las piezas de desgaste.
Es el dato más fiable para entender si una impresora te está saliendo rentable o no.
Pongamos un ejemplo sencillo:
Dos empresas compran impresoras distintas. Una invierte 150 € y otra 600 €.
A simple vista parece que la primera ha ahorrado, pero cuando analizas el coste por copia descubres que la impresora barata gasta 10 céntimos por página y la otra solo 2.
En pocos meses, la supuesta “oferta” deja de serlo.
Cómo calcular el coste por copia de impresoras
El cálculo básico es simple:
Coste por copia = Precio del consumible ÷ Número de páginas que imprime.
Si un cartucho de tóner cuesta 100 € y permite imprimir 5.000 páginas, cada copia cuesta 0,02 €, es decir, dos céntimos.
Pero este cálculo puede ajustarse mejor si añades otros factores:
– El tambor o fusor (en las impresoras láser).
– El consumo eléctrico.
– Y el mantenimiento o las piezas que se sustituyen con el tiempo.
Solo sumando todo podrás saber cuánto te cuesta imprimir cada mes de forma realista.
Blanco y negro o color: la gran diferencia
El color siempre encarece la impresión, especialmente en equipos de tinta.
– En blanco y negro, los costes suelen situarse entre 1 y 3 céntimos por página.
– En color, pueden llegar a 5 o 15 céntimos, dependiendo del modelo y del tipo de consumible.
Por eso, muchas empresas combinan ambos sistemas: imprimen documentos internos en monocromo y reservan el color para presentaciones o materiales que entregan a clientes.
Cómo funciona el coste por copia en el renting de impresoras y fotocopiadoras
En un contrato de renting de impresoras, el coste por copia se convierte en un dato clave porque ya está incluido dentro de la cuota mensual.
Es decir, no pagas por los cartuchos, ni por el mantenimiento, ni por las reparaciones: pagas solo por lo que imprimes.
El proveedor te asigna un precio por copia (uno para blanco y negro y otro para color) y se encarga de todo lo demás.
Así, tú conoces de antemano cuánto vas a gastar cada mes, sin sorpresas.
Por ejemplo, una pyme que imprime unas 8.000 páginas mensuales puede tener una tarifa de:
– 0,01 € por copia en blanco y negro,
– 0,05 € por copia en color.
Si imprime menos, paga menos. Si imprime más, se ajusta la cuota según el volumen real.
De esta forma, el renting se convierte en una herramienta de control financiero, no solo en un servicio técnico.
Cómo influye la tecnología en el coste
No todas las impresoras consumen igual.
– Las láser son más eficientes para grandes volúmenes y tienen un coste por página más bajo.
– Las de inyección de tinta son más asequibles de entrada, pero su gasto por copia es mayor.
– Los sistemas EcoTank o de tinta continua están ganando terreno porque reducen el consumo a mínimos, aunque requieren una inversión inicial más alta.
En contratos de renting, los equipos láser siguen siendo los más utilizados porque ofrecen un gasto estable y una vida útil más larga.
Pongamos un ejemplo: el ahorro real
Imaginemos un despacho profesional que imprime 10.000 páginas al mes.
Si usa una impresora propia, entre tóneres, tambor y mantenimiento puede gastar unos 250 € mensuales.
Con renting, esa misma carga de trabajo podría costar alrededor de 150 €, con todo incluido: equipo, mantenimiento, tóner y asistencia técnica.
En un año, el ahorro supera los 1.000 €, además del tiempo y las incidencias que se evitan.
Cómo negociar un contrato con coste por copia de impresoras
No todos los contratos de renting son iguales. Antes de firmar, conviene revisar algunos puntos:
1. Si el coste por copia distingue entre color y blanco y negro.
2. Qué piezas o consumibles están cubiertos.
3. Si hay penalización o ajuste cuando se supera el volumen mensual pactado.
4. Qué plazo de renovación o actualización del equipo incluye el contrato.
En rentingimpresorasfotocopiadoras.es siempre aconsejamos que estos puntos queden por escrito desde el principio. Puedes ampliar información en nuestro artículo sobre contrato de renting de impresoras, donde explicamos los detalles más importantes.
Cómo reducir tu coste por copia sin cambiar de equipo
Reducir el gasto de impresión no siempre exige cambiar de impresora. A veces basta con ajustar la forma de trabajar:
– Utiliza la impresión a doble cara de manera predeterminada.
– Evita imprimir documentos internos en color.
– Elige la calidad “borrador” cuando el texto sea interno.
– Centraliza la impresión en una sola máquina compartida en lugar de tener varias pequeñas.
Estos pequeños hábitos pueden suponer un ahorro del 15 % al 25 % mensual sin esfuerzo.
Conclusión
El coste por copia es la medida que separa una impresora económica de una realmente rentable.
Conocerlo te permite tomar decisiones con datos, no con intuiciones.
El renting es la forma más sencilla de controlar este gasto: sabes cuánto pagas por página, sin preocuparte por consumibles, averías ni recambios.
Por eso, cada vez más empresas apuestan por esta modalidad, que ofrece previsibilidad, eficiencia y ahorro real.
Si quieres descubrir cuánto puedes ahorrar con un servicio adaptado a tu negocio, visita nuestra página principal y solicita información sobre el renting de impresoras precio por copia.