Contrato de renting de impresoras: todo lo que debes saber
Soluciones para Empresa y Autónomos
Firmar un contrato de renting de impresoras no es solo “poner una firma”. Es el documento que determinará cuánto pagarás, qué derechos tienes si la impresora se estropea y cómo podrás renovar tu equipo en el futuro.
Muchas pymes firman sin leer la letra pequeña y descubren demasiado tarde que hay costes ocultos o cláusulas que no les convienen. En este artículo te contaré, de manera clara y directa, qué puntos debes revisar en un contrato de renting de impresoras, qué trampas son habituales y cómo negociar para que el acuerdo te beneficie a ti y no solo al proveedor.
Qué debe incluir un contrato de renting de impresoras
No todos los contratos son iguales, pero hay una serie de apartados que siempre deberían aparecer:
– Duración del contrato: lo habitual son 36 o 60 meses. Piensa si tu empresa estará cómoda con ese compromiso.
– Cuota mensual: debe quedar claro si es fija o depende del número de copias. Ojo con los “mínimos obligatorios”.
– Servicios incluidos: el contrato debe especificar qué consumibles entran (¿tóner negro y de color?), si el mantenimiento está incluido y cuál es el tiempo de respuesta en caso de avería.
– Sustitución del equipo: en caso de fallo grave, debe quedar escrito que te pondrán otro equipo equivalente sin coste.
– Renovación tecnológica: al finalizar el contrato, ¿puedes cambiar el equipo por uno nuevo sin penalización?
Errores frecuentes al firmar
Estas son las situaciones que me he encontrado una y otra vez en empresas que no revisaron su contrato:
1.- No preguntar por los plazos de asistencia técnica.
Si el contrato no dice nada, podrías estar tres días sin impresora, con la oficina paralizada.
2.- Firmar por un volumen de copias irreal.
Hay proveedores que inflan el mínimo mensual. Si tu empresa imprime menos, acabarás pagando por copias que nunca hiciste.
3.- Pensar que todos los consumibles están incluidos.
Algunos contratos solo cubren tóner en blanco y negro. El color, a parte.
4.- Aceptar permanencias excesivas.
Si tu negocio cambia de tamaño, podrías necesitar otro equipo y no poder cambiarlo sin pagar una penalización alta.
Checklist: lo que debes revisar antes de firmar
Para no dejarte nada, aquí tienes una lista sencilla que puedes usar antes de firmar tu contrato:
– ¿Duración adecuada para mi negocio (ni demasiado corta ni demasiado larga)?
– ¿La cuota mensual incluye consumibles y mantenimiento?
– ¿Qué plazo de respuesta tiene el servicio técnico?
– ¿Puedo cambiar de equipo si mis necesidades cambian?
– ¿Qué pasa al final del contrato: renovación, ampliación o devolución?
Si quieres entender el proceso desde cero, puedes leer:
Cómo funciona el renting de impresoras y fotocopiadoras
Consejos para negociar tu contrato de renting
– Pide varias propuestas: no te quedes con la primera. Comparar te da fuerza en la negociación.
– Pregunta por la flexibilidad: ¿puedes ampliar o reducir equipos sin penalización?
– Negocia el precio por copia adicional: es un detalle pequeño que puede ahorrar mucho a final de año.
– Habla claro de tus necesidades reales: si imprimes 3.000 copias, no aceptes un contrato de 10.000.
Caso real: una pyme que pagaba de más
Una asesoría pequeña firmó un contrato de 5 años con una impresora multifunción. La cuota parecía atractiva, pero no leyeron que había un mínimo de 12.000 copias al mes. La realidad: apenas imprimían 4.000.
Resultado: pagaban cada mes por 8.000 copias inexistentes.
Al renegociar con otra empresa, ajustaron la cuota a su volumen real y ahorraron más de 3.500 € en tres años.
Si quieres comparar proveedores y condiciones, te recomiendo leer también: Mejor renting de impresoras, comparativa de proveedores
Conclusiones
El contrato de renting de impresoras es mucho más que un documento administrativo: es la herramienta que asegura que tu empresa imprime sin sobresaltos y con costes bajo control.
Antes de firmar, dedica un rato a leer, preguntar y comparar. Esa hora que inviertas hoy puede ahorrarte miles de euros mañana.
Si buscas una opción clara, flexible y sin sorpresas, en rentingimpresorasfotocopiadoras.es
te ayudamos a contratar renting de impresoras con todas las garantías y con la transparencia que mereces.