¿Cómo funciona el renting de impresoras y fotocopiadoras?
Soluciones para Empresa y Autónomos
Hasta hace unos años, la única manera de tener una impresora o una fotocopiadora en la oficina era comprándola. Era una inversión fuerte, había que preocuparse por los tóner, las averías y, al cabo de poco tiempo, el equipo quedaba obsoleto. Hoy la situación ha cambiado, cada vez más empresas optan por los servicios renting de impresoras y fotocopiadoras.
Este modelo permite disfrutar de un equipo moderno pagando una cuota fija, sin sorpresas ni grandes desembolsos iniciales. En esta guía te contaré, de forma clara y sin tecnicismos, cómo funciona el renting, qué incluye y por qué tantas pymes lo están eligiendo frente a la compra tradicional.
¿Qué significa “renting” en impresoras?
El renting no es más que un alquiler a medio o largo plazo. En vez de comprar una impresora, la usas como un servicio. Pagas una cuota mensual y en ella no solo entra el uso del equipo, sino también:
– Los consumibles (tóner, tambores, piezas de desgaste).
– El mantenimiento técnico y las reparaciones.
– La sustitución del equipo en caso de fallo grave.
– Y, en muchos contratos, la posibilidad de renovar el modelo al terminar el periodo.
– En la práctica, funciona como si “externalizaras” tu departamento de impresión. Tú te olvidas de la máquina y solo te concentras en imprimir.
Cómo funciona el renting paso a paso
Veamos como funciona el renting de impresoras y fotocopiadoras en estos 5 pasos:
1. Estudio de necesidades
Primero analizamos contigo el volumen de impresión (no es lo mismo una pequeña empresa que imprime 500 páginas al mes que una gran empresa con 20.000 páginas), el tipo de documentos (solo texto o gráficos en color) y si necesitas más funciones como escaneo o copias rápidas.
2. Elección del equipo de impresión adecuado
En base a ese análisis, se selecciona el equipo:
– Multifunción compactas para pequeñas oficinas.
– Fotocopiadoras de alto volumen para empresas con mucho tráfico de documentos.
– Impresoras industriales si hablamos de producción continua en grandes formatos.
3. Contrato de renting
Se firma un acuerdo en el que se fijan la duración (normalmente de 2 a 5 años, pero puede ser menos tiempo), la cuota mensual y los servicios incluidos. Esa cuota es estable, no cambia de un mes a otro.
4. Instalación y puesta en marcha
Uno de nuestros técnicos lleva la impresora a la oficina, la instala en red, configura escaneo y copiado y deja todo listo para trabajar.
5. Servicio técnico y mantenimiento
Durante la vigencia del contrato, nos encargaremos de absolutamente todo:
– Reposición de tóner cuando se agota.
– Revisiones periódicas.
– Reparación en caso de avería.
– Sustitución del equipo si el problema es irreparable.
Ventajas del renting frente a comprar una impresora
Las razones por las que tantas empresas se pasan al renting son bastante claras:
– No bloqueas capital: te evitas pagar 1.000 o 2.000 € de golpe por un equipo profesional.
– Gastos controlados: pagas lo mismo cada mes, sin sorpresas.
– Mantenimiento incluido: no tienes que llamar a un técnico ni pagar por piezas.
– Tecnología actualizada: al terminar el contrato, cambias de equipo por uno más moderno.
– Ventaja fiscal: las cuotas son gasto deducible para autónomos y empresas.
Renting, leasing o pago por copia: no es lo mismo
Muchas veces se confunden estos términos:
– Renting: uso a medio/largo plazo con todo incluido, sin opción de compra.
– Leasing: parecido, pero permite comprar el equipo al finalizar el contrato.
– Pago por copia: modalidad en la que pagas solo por lo que imprimes, muy útil si tu volumen varía mucho cada mes.
¿Quién puede beneficiarse del renting de impresoras?
El renting no es solo para grandes corporaciones. De hecho, cada vez lo contratan más:
– Pymes que necesitan equipos fiables sin gastar en mantenimiento.
– Empresas en crecimiento que no saben cuánto imprimirán dentro de un año.
– Departamentos de administración y gestorías con gran volumen de papeles.
– Autónomos profesionales (abogados, arquitectos, consultores) que requieren equipos de calidad en su despacho.
Caso real: una pyme frente a la compra tradicional
Una pequeña asesoría que imprime unas 6.000 páginas al mes tendría que gastar más de 1.500 € en una multifunción profesional, sin contar tóner ni reparaciones.
Con un contrato de renting, paga unos 45 €/mes con todo incluido.
En tres años, además de no tener que preocuparse por averías, la empresa ha ahorrado más de 1.000 €.
El renting de impresoras y fotocopiadoras no es solo una tendencia: es una solución práctica y rentable para cualquier negocio que quiera trabajar con equipos modernos sin preocuparse por costes ocultos.
Si quieres dar el paso, en rentingimpresorasfotocopiadoras.es te ayudamos a elegir la opción que mejor encaje con tu empresa.
Preguntas Frecuentes:
¿El renting incluye los tóner?
Sí. Envíamos los cartuchos antes de que se agoten, para que nunca te quedes parado.
¿Qué pasa si la impresora se rompe?
Nuestro servicio técnico la repará sin coste. Y si no tiene arreglo, la sustituimos por otra.
¿Se puede actualizar la impresora durante el contrato?
En algunos casos sí, depende de la flexibilidad del proveedor.
¿El renting es deducible en impuestos?
Sí. La cuota mensual se declara como gasto corriente.